В Държавен вестник, брой 85 от 10.10.2023 г., бе обнародван Закон за изменение и допълнение на Кодекса на труда, с който се въвежда електронен трудов запис (електронна трудова книжка), както и регистър на заетостта. Промените влизат в сила от 1 юни 2025 г.
С тях се извършва дигитализиране на трудовата книжка, с което ще се премахнат административните затруднения за работодателите и служителите при използването на трудови книжки на хартиен носител, като се осигури постоянен достъп до електронните записи както на самия служител, така и на работодателите.
1. Eдинен електронен трудов запис
Хартиената трудова книжка, считано от 1 юни 2025 г., се заменя с електронен документ, който се нарича „единен електронен трудов запис“.
Единният електронен трудов запис е електронен документ, който съдържа данни и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на служителя, и е официален удостоверителен документ. Той ще бъде част от новия регистър на заетостта.
Всеки служител ще има пълен достъп до единния си електронен трудов запис. Служителят ще има и информация за лицата, които са осъществявали достъп до неговия електронен трудов запис, и за него ще е видима историята на достъпите, с изключение на случаите, когато достъпът се осъществява от органите на досъдебното производство по реда на Наказателно-процесуалния кодекс и на Държавна агенция „Национална сигурност“.
Друга важна промяна е, че работодателите ще имат право на достъп до данни за наети от тях служители, въведени от предходни работодатели, с изключение на информацията относно размера на трудовите възнаграждения и повечето обезщетения, получавани от служителя.
Минималният обем данни, които трябва да се подават от работодателите към регистъра на заетостта, включва информация относно имената на работника или служителя; идентификатора и името на работодателя; датата на сключване на трудовия договор и др., като работодателят е длъжен своевременно да вписва и промените, настъпили в тях. Сред новите реквизити, подлежащи на вписване, е информацията относно размера на уговорения платен годишен отпуск и дните използван платен годишен отпуск, полагащ се за годината на прекратяването на трудовото правоотношение.
Разпоредбите, регламентиращи задължението за представяне на трудовата книжка при постъпване на работа и при прекратяване на трудовото правоотношение; задължението на работодателя за издаване на трудова книжка на служител, който постъпва за първи път на работа; разпоредбите относно преиздаването на загубена трудова книжка се отменят.
2. Електронен регистър на заетостта
В Държавен вестник, брой 65 от 02.08.2024 г., бе обнародвано Постановление № 267 от 29.07.2024 г. за приемане на Наредба за вписване в регистъра на заетостта. С нея се определят сроковете, начинът и редът за вписване и съхранение на данни в регистъра на заетостта, както и условията и редът за достъп до данните в него. Регистърът ще се поддържа от Националната агенция за приходите („НАП“).
Съгласно Наредбата, вписване, коригиране и заличаване на данни от единния електронен трудов запис се извършват по образец от (1) работодателя или упълномощено от него длъжностно лице; (2) от орган по назначаването или определено от него длъжностно лице; както и (3) служебно от длъжностно лице от Изпълнителна агенция „Главна инспекция по труда“ („ГИТ“). И трите категории лица следва да подават заявленията за вписване, коригиране и заличаване на данни в единния електронен трудов запис с квалифициран електронен подпис чрез портала за електронни услуги на НАП, или на електронен носител с придружително писмо по утвърден образец.
В случай че контролен орган на ГИТ или орган по приходите на НАП констатира несъответствие между вписаното в единния електронен трудов запис и съответно – в регистъра, и фактическото положение по трудовото правоотношение, работодателят следва да извърши вписването, коригирането или заличаването в тридневен срок от установяването на несъответствието. Както бе посочено по-горе, самата ГИТ може служебно да извършва вписвания в Регистъра при възникване на определени хипотези, посочени в Наредбата – например, при служебно прекратяване на трудовото правоотношение поради преустановяване дейността на работодателя.
Наредбата влиза в сила от 1 юни 2025 г., т.е. на същата дата, на която ще започнат да се прилагат и свързаните изменения в Кодекса на труда.
3. Оформяне на трудовите книжки
Приетите промени предвиждат задължение за работодателите в срок до 1 юни 2026 г. (или при прекратяване на трудовото правоотношение в периода от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г.) да оформят трудовите книжки на служителите си, като в трудовата книжка с цифри и думи се записва продължителността на трудовия стаж, положен от служителя при съответния работодател към 1 юни 2025 г., подписва се от главния счетоводител и от работодателя, като се подпечатва с печата му, ако разполага с такъв.
След оформянето й трудовата книжка се връща незабавно на служителя, който е длъжен да я съхранява, защото хартиените трудови книжки, издадени преди влизането в сила на настоящите промени, ще запазят характера си на официален удостоверителен документ за вписаните в тях обстоятелства.